Websoftware samedi® ermöglicht mehr Service für PatientInnen bei gleichzeitiger Optimierung interner Abläufe
Patientinnen und Patienten in der Ambulanz der Universitätsklinik für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde, Kopf- und Halschirurgie Magdeburg können ihren Termin bequem online vereinbaren. Dieser Online-Service erspart nicht nur viel Zeit in der Warteschleife, sondern entlastet auch die Mitarbeiter der Klinik. Obwohl die digitale Terminlösung erst seit kurzem im Einsatz ist, sind die Auswirkungen bereits spürbar.
Die Universitätsmedizin Magdeburg gehört deutschlandweit zu den ersten Universitätskliniken, die die Websoftware samedi nutzen. Das Programm bietet eine Online-Terminbuchung mit einer klaren Struktur und zeigt nach individuellen Vorgaben freie Kontingente und Verfügbarkeiten an. Im zentralen Kalender werden alle Termine in Echtzeit verwaltet und mit den entsprechenden Ressourcen eingeplant. Eine Buchung ist nur möglich, wenn tatsächlich alle für den Termin erforderlichen Räume, Geräte und MitarbeiterInnen verfügbar sind.
Nah am Patienten
Zudem erhalten Patientinnen und Patienten praktische Terminerinnerungen und weitere behandlungsrelevante Benachrichtigungen automatisch per Email. Um die Online-Buchung weiter zu optimieren, können sich Nutzer des neuen Serviceangebots im Rahmen des Qualitätsmanagements an einer Zufriedenheitsumfrage beteiligen. Die Resonanz ist positiv, bislang hinterließen alle TeilnehmerInnen ein vollständiges Feedback. „Das zeigt auch das Interesse der Patientinnen und Patienten an digitalen Serviceangeboten“, bestätigt Prof. Dr. Christoph Arens, Direktor der Magdeburger HNO-Universitätsklinik. „Die Digitalisierung verändert das Informationsverhalten. Online-Interaktionen wie die Terminvereinbarung oder ein virtueller Rundgang durch die Klinik werden zukünftig gefragt sein“, ist der Mediziner überzeugt.
Weniger Telefonklingeln, mehr Spaß bei der Arbeit
Auch MitarbeiterInnen auf den Stationen können die digitale Terminbuchung in der HNO-Ambulanz mit wenigen Klicks online nutzen – ohne den Telefonhörer in die Hand zu nehmen. „Die Kommunikation ist wesentlich einfacher und nimmt bereits in den ersten Wochen weniger Zeit in Anspruch. Die Arbeit mit diesem Programm ist sehr angenehm und effektiv“, resümiert Schwester Melanie Matke, die in der HNO-Ambulanz neben der Betreuung von PatientInnen auch für Organisatorisches zuständig ist. Dazu tragen auch die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten bei. So können einzelne Terminarten nur für bestimmte Altersgruppen freigegeben werden. Dies wird zum Beispiel in der HNO-Ambulanz für das Neugeborenen-Hörscreening genutzt. Hier können nur Neugeborene bis zum vierten Lebensmonat angemeldet werden.
Effiziente Zusammenarbeit mit Kollegen
Die HNO-Ambulanz ist der erste Bereich der Magdeburger Universitätsmedizin, der das digitale Terminmanagement nutzt. Ob eine Ausweitung auf weitere Fachbereiche im Ambulanzsektor folgt, wird nach einer umfassenden Evaluierung entschieden. Um das volle Potential zu nutzen, werden derzeit auch die ortsansässigen Arztpraxen an das System angebunden. Diese können dann als Zuweiser für ihre PatientInnen direkt per Klick verbindliche Termine im Universitätsklinikum buchen und so die Behandlungskoordination effizienter und serviceorientierter gestalten. Alle für den Termin relevanten Daten werden dabei entsprechend strengster Datenschutzauflagen vollständig übertragen.
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Julia Regener (rechts) und ihre Kollegin Simone Fischer in der Ambulanz der HNO-Uniklinik Magdeburg schätzen die Vorteile der neuen Online-Terminbuchung sowohl für die Patienten als auch für die Mitarbeiter. Copy: Sarah Koßmann/Universitätsmedizin Magdeburg